Come comunicare in modo efficace

Johann Wolfgang Goethe

Come comunicare in modo efficace?

Lo scopo di questo articolo è quello di fornire strategie su come comunicare in modo efficace senza giudicare l’altro. A tal proposito un pioniere è stato lo psicologo Rogers secondo cui la comunicazione efficace è caratterizzata da alcuni elementi tra cui fiducia, accettazione dell’altro ed empatia.

Tenendo presente che la comunicazione non è solo il semplice passaggio di informazioni da una persona all’altra, l’empatia riveste un ruolo fondamentale. In questo senso la comunicazione efficace può essere definita come lo scambio di idee cha avviene in un clima di reciprocità: affinché questo sia possibile è necessario tenere presenti i fattori che rendono una comunicazione efficace:

• Consapevolezza della propria identità in relazione all’interlocutore
• Correttezza e completezza del contenuto
• Congruenza tra gli aspetti verbali e quelli analogici
• Corretto uso del canale utilizzato
• Uso appropriato del contesto
• Pertinenza dell’obiettivo
• Efficacia dello stile adottato

Partendo dai fattori che influenzano la comunicazione, è possibile individuare alcune strategie per una comunicazione efficace che possono essere distinte in “regole di cooperazione” e “regole di cortesia”.

Regole di cooperazione

1. quantità – sii esauriente, dando informazioni sufficienti affinché i partecipanti capiscano;
2. qualità – sii veritiero e rendi credibile quanto affermi;
3. relazione – sii pertinente e rimani nel tema che si sta trattando;
4. modo – sii perspicuo e usa un linguaggio semplice, conciso e chiaro.

Regole di cortesia

• non ti imporre – Non porti in una posizione di superiorità, di onnipotenza, di portatore di verità e certezze;
• offri alternative – Lascia la possibilità di scegliere;
• metti a suo agio l’interlocutore – Non creare disagio, tensione, imbarazzo
• rispetta le differenze di genere, di età, di ceto, di estrazione, di razza – Usa un linguaggio appropriato alle persone
• Evita le squalifiche

Imparare ad ascoltare per comunicare in modo efficace

Oltre alla comunicazione in senso espressivo, c’è un altro aspetto che concorre a definire l’efficacia di una comunicazione e che riguarda il destinatario del messaggio; tale elemento è l’ascolto che deve essere attivo. L’ascolto è dato dalla capacità di comprendere una prospettiva diversa dalla propria, di considerare le caratteristiche dell’altro e i suoi attributi di ruolo, di tenerne presente la prospettiva durante l’interazione. L’ascolto attivo ci invita a mettere da parte i bisogni personali, a governare impulsi e temperamenti. Ascoltare attivamente significa, anche evitare di fare troppe interruzioni, aggiunte, commenti, distrazioni, domande non pertinenti, giudizi o squalifiche

L’ascolto non è un qualcosa che è dovuto, ma ce lo dobbiamo un po’ “guadagnare”; per questo è importante sapersi fare ascoltare: è opportuno avere qualcosa da dire che possa interessare l’ascoltatore, governare alcuni elementi del contesto, stimolare la ricettività del destinatario del messaggio, ottenere il consenso informato ed esprimersi in modo gradevole.

Prima ancora è importante saper catturare l’attenzione dell’altro e anche saperla mantenere viva: per fare ciò chi parla può ricorrere ad alcune mosse preliminari, inviando messaggi anticipatori, come ad esempio

1. precedere il messaggio primario, commentarlo o inquadrarlo in una cornice interpretativa: “Sto per dirti una cosa importante e vorrei essere ascoltato”;
2. negoziare il tipo di ascolto per chiarire disponibilità, aspettative e ruoli reciproci: “Ti va di ascoltarmi senza …”.

Riassumere per verificare

Infine, è importante utilizzare delle strategie per verificare se l’altro ha compreso:

• riformulazione: dire con parole proprie quanto ascoltato
• ridefinizione: riformulazione che consente di attenuare la forza negativa o esagerata di un termine o di un concetto (problema/questione; meraviglioso/interessante)
• sintesi: riformulazione che coglie l’essenziale di quanto ascoltato ed elimina ciò che è marginale (il succo della storia è…)
• estensione: ampliare o generalizzare quanto ascoltato, riferendolo a un altro contesto (quello che tu dici vale anche… altro luogo, altro tempo, altre persone)

7 regole per un ascolto attivo

Per riassumere, vi propongo 7 regole per attuare un ascolto attivo:

1. Non avere fretta di arrivare a conclusioni
2. Riconoscere il proprio punto di vista
3. Per comprendere quello che un altro sta dicendo chiedergli di aiutarti a comprendere la sua prospettiva.
4. Utilizzare le emozioni proprie e altrui
5. Adottare un atteggiamento esplorativo, flessibile, cogliere  segnali che  appaiono trascurabili i  e irritanti, incongruenti con le proprie certezze
6. Accogliere i paradossi del pensiero e della comunicazione, affrontare i dissensi come occasioni per esercitarsi nella gestione creativa dei conflitti
7. Adottare un approccio leggero e divertente

Approfondimenti

• “La comunicazione come relazioni di aiuto”, Briganti M.C., 2009